Gestión de cobros y pagos

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I. CONCEPTO

La gestión de tesorería consiste en la previsión, control y conciliación de los cobros y pagos, y de la organización de los mismos. La gestión óptima no debe limitarse a depender de las circunstancias, permitiendo prever posibles tensiones y estudiar soluciones a los problemas con antelación.
No disponer de unas condiciones de cobro y pago definidas, así como un seguimiento de las mismas, causará, además de posibles problemas de tesorería, una mala imagen frente a los clientes y proveedores. Así, la falta de control de los cobros puede provocar una pérdida de credibilidad por parte de los clientes, y estos pueden que relajen sus políticas de pago. Por su parte, la falta de puntualidad en los pagos puede mermar la confianza del proveedor/acreedor en la empresa. En definitiva, una mala gestión en los cobros y pagos forzará a buscar soluciones que implicarán unos gastos financieros.

II. IMPORTANCIA ADMINISTRATIVA DEL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE COBROS Y PAGOS

El volumen de facturación de la empresa es un condicionante fundamental para el diseño del departamento administrativo en la empresa. Es necesario estudiar las necesidades de personal que tendrá la empresa y asignar a cada de los integrantes las diferentes tareas, diferenciando las funciones y responsabilidades de cada uno. En general, en una empresa pequeña una sola persona puede llevar la gestión de cobros y pagos, pero si la empresa es grande, hay que distinguir a un responsable de clientes (cobros), y a uno de proveedores (pagos). Si el volumen de la empresa es muy elevado, cada responsable deberá disponer de un organigrama desagregado.
La informática puede ser considerada como una herramienta básica para conseguir mayor eficiencia en los departamentos de gestión de cobros y pagos. Para una correcta gestión se precisan programas de gestión comercial, de facturación, y de contabilidad, todos ellos relacionados entre sí.

III. DEPARTAMENTO DE PROVEEDORES: GESTIÓN DE PAGOS

La gestión de proveedores debe establecer las condiciones de compra y plazos de pago convenientes para la empresa. Es necesario considerar que una buena política de proveedores puede reducir costes de financiación. Se pueden considerar tres funciones básicas:

  • 1. Negociación Negociar con los proveedores y acreedores las condiciones de pago que van a regir todas las operaciones comerciales entre ambas empresas. Es la manera de evitar problemas futuros a la hora de pagar. Es de vital importancia, de cara a ahorrar costes de personal y tiempo, el intentar simplificar al máximo estas operaciones. Básicamente hay que pactar entre un sistema único de pago (cheques, transferencias, etc.), y el vencimiento. También se añadirán a la negociación, según los casos, descuentos especiales.
  • 2. Gestión propiamente dicha La responsabilidad por la gestión se inicia cuando se formula el pedido y se cierra cuando se hace efectivo el pago. El departamento debe tener toda la información precisa sobre las cantidades, el modo y el cuándo se van a pagar las deudas con nuestros proveedores/acreedores. Las funciones básicas del departamento son:
    • Registro, verificación y conformación de las facturas.
    • Contabilización de los movimientos de proveedores y acreedores.
    • Relación diaria con los proveedores y acreedores
    • Preparación y ejecución de los pagos.
    • Archivo de la documentación de proveedores y acreedores.

    Una gestión de pagos eficiente también requiere dar las mayores facilidades al acreedor/proveedor para que éste tenga claras las condiciones financieras de las operaciones.

  • 3. Control y supervisión Debe llevar a cabo el seguimiento de los pagos para que todos ellos lleguen a buen fin. Tiene que comprobar que se han realizado todos los pagos pertinentes según las previsiones de pago. La información mínima a obtener sería un listado de previsiones de pago con periodicidad. Si la empresa ha logrado imponer a sus proveedores una norma única de pago, la previsión de entregas dará el importe de los mismos.
    Si por el contrario no lo ha conseguido, es necesario realizar un análisis estadístico y determinar el modelo que refleje las salidas de tesorería (mensuales, quincenales, etc.) Además, la previsión de pagos será necesaria para elaborar los presupuestos de tesorería a medio y largo plazo, de cara a saber los déficit y superávit de tesorería que se producirán cada mes.

Si una compañía tiene un método eficiente para pagar a sus proveedores, puede «permitirse» pagar en la fecha de vencimiento final. Si sus sistemas no son eficientes, su nivel de crédito puede quedar en entredicho. Los métodos de pago incluyen los siguientes apartados:

  • a) Pagos de cheques Los pagos por cheques pueden efectuarse a través de compensación en la ciudad o en el país; la elección afectará al período de tiempo asignado al cheque en cuestión para la compensación anticipada. Algunas empresas pueden introducir demoras deliberadamente, utilizando bancos desconocidos en localizaciones distantes. A esto se denomina en Estados Unidos pago o desembolso remoto. Por lo general, no está bien visto y puede dar una mala reputación a la compañía.
  • b) Órdenes permanentes Las órdenes permanentes sobre una cuenta, son instrucciones que el cliente establece con su banco para que abone sumas con regularidad a un destinatario específico. Estas instrucciones no se pueden alterar, salvo por el propio cliente.
  • c) Cargos sobre cuentas Los cargos directos sobre una cuenta son instrucciones que da el cliente, autorizando al banco a que cargue su cuenta, en línea con las instrucciones recibidas del destinatario de los fondos. En general, los cargos directos no se deben introducir en el sistema, excepto cuando éste permita que la empresa pueda consultar por anticipado sobre el cargo antes de que éste se lleve a cabo. Este sistema se ha introducido por medio de BACS (iniciales de los Servicios Bancarios de Compensación Automatizada), que permite la liquidación directa de las facturas comerciales. Los importes vencidos a liquidar se acuerdan previamente entre el cliente y el proveedor; luego el proveedor prepara una cinta o la entrega al banco. Esta cinta se procesa a través del BACS, que automáticamente carga la cuenta del cliente y abona la del proveedor. El día que se procesa esta cinta normalmente se tiene en cuenta el tiempo de compensación, del que se priva el cliente por no seguir ya enviando cheques.
  • d) Pagos monetarios Los pagos monetarios pueden realizarse a través de cheques, por transferencia a través del banco (donde cambian la moneda), por transferencia directa o por medios electrónicos, cargando la cuenta de divisas de la compañía. Los pagos monetarios que no sean por cheque tienen fecha de valor dos días hábiles posteriores, ya que ese es el tiempo que lleva el intercambio de información entre los bancos, de forma que, en el segundo día hábil, se compensarán los fondos de una cuenta de banco a la otra. Ese día se cargará la cuenta en divisas del cliente aunque el destinatario puede no recibir los fondos el mismo día.
  • e) Pagos electrónicos Los pagos electrónicos son un medio para acelerar el proceso de pagos y reducir el papeleo que conllevan las transferencias de fondos. Para la entrega electrónica de fondos existe un sistema de «contraseña» para el acceso y con el que el banco puede operar. Si dentro de la empresa se ha quebrantado este sistema de seguridad, es por cuenta de la misma. Los pagos electrónicos pueden ser de dos tipos:
    • Pre-especificados cuando los datos básicos de la transferencia se mantienen internamente en el sistema. Los únicos datos de entrada son el importe, la fecha valor y cualquier tipo de datos de referencia que se requieran.
    • Formato libre cuando los detalles del pago se introducen en su totalidad desde el principio.

    El primero es más seguro, aunque en comparación con una llamada telefónica, confirmada posteriormente por escrito se podría decir que el segundo método es igualmente seguro.

  • f) Efectos comerciales Los pagos se pueden hacer por medio de letras de cambio o pagarés. Con ello se da al proveedor la opción de poder descontar los efectos en el mercado, para recibir el dinero antes de la fecha de vencimiento en tanto que no preocupe a la compañía que su «papel» esté en el mercado. Esta preocupación podría deberse, en primer lugar, al hecho de que se darían a conocer las condiciones de crédito utilizadas por la compañía en sus operaciones de tráfico, por ejemplo facturas a tres meses. En segundo lugar, podría afectar a la clasificación del crédito de la compañía, porque la mayoría de las liquidaciones de deuda se hacen por medio de una cuenta comercial, o sea, a pagar a su vencimiento, no contra los compromisos de pago sobre efectos comerciales.

IV. DEPARTAMENTO DE CLIENTES: GESTIÓN DE COBROS

Hay que establecer unas condiciones de cobro claras y seguras para la empresa, pero dando a su vez, la necesaria flexibilidad que pueden requerir en situaciones especiales. El cobro es, por tanto, una parte integrante de la gestión de clientes. El objetivo es tener la posibilidad de gestionar la función de cobro y no ser meros receptores pasivos. En el ámbito de la gestión del cobro hay tres funciones básicas:

  • 1. Negociación Hay que negociar con los clientes las condiciones de cobro que van a regir las operaciones comerciales entre las empresas. Al igual que en el departamento de proveedores será necesario pactar un sistema único de cobro y el vencimiento de las facturas, en función del periodo de cobro que interese tener.
  • 2. Gestión propiamente dicha La responsabilidad última de la gestión de cuentas a cobrar, recae normalmente en el director financiero o administrativo en el caso de las PYMES. Esta figura es la persona o el departamento que se encarga de tener la información precisa y exacta sobre las cantidades, el modo y cuando se van a cobrar las deudas de los clientes. Tendrá como funciones básicas:
    • Facturación
    • Contabilización de los cobros de clientes
    • Relación diaria con los clientes
    • Preparación de las remesas de recibos, así como hacer las gestiones oportunas en el caso de los cobros en los que la compañía deba actuar activamente
    • Relación con las entidades de seguro de cobro
    • Facturas especiales
    • Archivo de la documentación de clientes

    Una gestión de cobros eficiente facilitará al cliente el pago puntual. Hay dos formas de mejorar el proceso de cobro. La primera es cambiar los hábitos de pago de los clientes, la segunda es obviar o desviar el problema, por ejemplo, utilizando el factoring. Respecto a la primera opción, una alternativa es ofrecer al cliente un incentivo económico para el pago anticipado de facturas. Se puede resumir dicha gestión en cuatro áreas clave:

    • Establecimiento de las condiciones de crédito
    • Concesión de crédito a clientes
    • Vigilancia de los comportamientos de pago y realizar el seguimiento de los cobros.
    • Asegurarse de mantener una adecuada inversión en cuentas de clientes.
  • 3. Control y supervisión El seguimiento de los cobros es de vital importancia para la tesorería de la empresa. Procede comprobar que efectivamente se han realizado todos los cobros pertinentes según las previsiones de cobro. La falta de control sobre este aspecto provocará un aumento del coste de oportunidad financiero de la empresa.
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