LOS TÓPICOS. NO TENGO TIEMPO. 27 DE MARZO DE 2015

Es una expresión tópica. Otro lugar común. ¿Quien no lo ha dicho alguna vez? ¿Quién como mínimo no lo ha pensado? ¿Quién no ha oído en infinidad de ocasiones esta frase tremenda “no tengo tiempo”.

En primer lugar debemos decir que un directivo que pronuncie esta frase a menudo, delante de sus colaboradores, es como decirles, “soy incapaz de dirigir…., estoy bloqueado, no tengo tiempo, me siento impotente…..”. Es una frase negativa que puede llegar a condicionar a nuestros colaboradores, dado el espíritu copiativo que todos tenemos y a la vez sugestionarnos, crear en nosotros mismos una psicosis de que no podemos con todo, no podemos resolver nuestros poblemos por falta de tiempo.

Que duda cabe que el empresario y el directivo van muchas veces apretados de tiempo por las mil cosas que tienen que realizar, pero también debemos puntualizar que un poco de organización y de esfuerzo para planificarse y conocer con detalle como invertimos nuestro tiempo dará resultados óptimos ganando tiempo al tiempo.

A continuación exponemos algunas ideas y soluciones a los problemas típicos de la falta de tiempo:

– Planificar el tiempo diariamente, pero con una proyección de futuro. Es decir, tener en cuenta que los objetivos, por ejemplo, a un año vista, nos pueden ayudar a planificar nuestro tiempo mensual, semanal e incluso diario. Es muy importante dedicar media hora diaria a revisar la planificación del día, de la semana del mes. Pensemos que media hora de planificación efectiva puede ahorrar dos o tres horas de tiempo en la ejecución práctica.

– Fijar tiempo a las tareas. Imponernos el autocontrol y trabajar con espíritu deportivo, como si tuviéramos que competir y ganar un partido, una carrera.

– Aprovechar tiempos muertos, es decir, llevar consigo la agenda el móvil, el ordenador portátil, que podamos aprovechar el tiempo en la sala de espera del aeropuerto, del tren, o mientras esperamos que nos reciba un cliente o un proveedor.

– Fijar cada día las prioridades. Dedicar las horas en que estemos más en forma psíquica en resolver los asuntos más importantes del día.

– Filtrar y evitar interrupciones. Se ahorra tiempo si nos atienden las llamadas y las podamos hacer después, todas, en una hora determinada que se ha concretado.

– ¡Ojo con el papeleo!, evitar el revisar más de una vez el documento, la carta, la factura, que nos ha sido remitida. Aplicar aquí la norma de “papel tocado, papel resuelto”. La primera vez que vemos el documento tomar una decisión sobre el mismo, es decir, o se archiva, o va a la papelera, o se contesta o se resuelve.

– Orden en nuestra mesa, en nuestro despacho. Evitar el tener la mesa desordenada y llena de papeles, porque crea una sensación de frustración y de impotencia. Es mucho mejor tener un listado de los temas pendientes y toda la documentación en el archivo. Mirar diariamente los asuntos pendientes y trabajar solo en uno hasta resolverlo. Una sola persona que cuide del archivo.

– Dedicar tiempo a formar al equipo. Reunirse para despachar asuntos, delegar, buscar soluciones a problemas…..La reuniones deben hacerse con tiempo fijado, orden del día…

– Delegar todo lo que puedan hacer los demás. Lo que no se puede delegar es: marcar los objetivos y estrategias de dirección, liderar el grupo, coordinar, controlar, motivar, premiar y censurar, crear un clima laboral positivo, visitar periódicamente clientes importantes.

JORDI MORERA I JANSÀ

Profesional incluido en el BUSCADOR PROFESIONAL THESAURO 

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