OCHO PUNTOS CLAVE PARA HACER REUNIONES EFICACES. SEGUNDA PARTE

5 – DIRIGIR ES UN RITUAL UNA LITURGIA.¿Qué quedaría de la

entrega del Premio Nobel, por ejemplo, si se suprimiera el ritual que lo envuelve?.

Un acto directivo tan importante como las reuniones exige preparación, cuidar los detalles: hacer las reuniones alrededor de una mesa de tipo imperial, con carpetas con el nombre de cada uno de los asistentes, bolígrafos, letreros, agua … Si cuidamos todos los detalles la reunión se convierte en un acto muy importante. La gente lo valora, se prepara sus intervenciones y se crea un clima altamente positivo y motivador. La gente se siente mucho más integrada en la empresa.

6.- ESCRIBIR UN RESUMEN DE LOS PUNTOS TRATADOS EN LA REUNIÓN y dar copia a cada uno de los asistentes, nada más acabar la reunión. No esperar. Darlo al finalizar la reunión. Hoy es fácil, pues la secretaria, un administrativo, la misma persona que dirige la reunión va anotando, en su portátil, el resumen de cada uno de los puntos tratados e inmediatamente se imprimen y entregan las copias.

7.- FIJAR HORA DE EMPEZAR Y HORA DE ACABAR y ser consecuente con la misma. Además es importante fijar un tiempo para cada tema. Ser muy riguroso con los horarios. Puntualidad extrema.

8.- CLARIFICAR LAS REUNIONES, es decir, en el orden del día concretar bien los asuntos a tratar, tales como solucionar un problema, informar, despachar asuntos, un tiempo dedicado a formar. Una reunión bien planificada, generalmente con un máximo de dos horas es suficiente. Mínimo una reunión fija mensual. Se puede además, para resolver problemas concretos, fijar reuniones extras.

Si se siguen estas normas, las reuniones integran al equipo, la gente se implica mucho más a la empresa, se sienten los colores. Se crea espíritu de equipo. Y se resuelven muchos problemas.

JORDI MORERA I JANSÀ

ASOCIACIÓN GRAFOLÓGICA DE ALICANTE

http://www.thesauro.com/grafoemp

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